Ugrás a tartalomhoz Lépj a menübe
 


Rendezvény-típusú eszközök

2009.04.16

Eseményteremtés, rendezvény-típusú eszközök

A PR tevékenységben az eseményteremtés a hírgenerálás egyik hatékony módszere /event marketing/.

Az eseményteremtés hagyományos módszerei:

  • Évfordulók ünneplése
  • Versenyek, vetélkedők
  • Könyvkiadás, dedikálás
  • Táncestélyek, bálok rendezése
  • Kirakodó vásár
  • Szokatlan helyszínű estélyek
  • Hétvégék, túrák szervezése
  • Kvíz játékok és vetélkedők
  • Látványteremtés
  • Társadalmi célú reklám
  • Események szervezése
  • Művészeti kiállítások
  • Jótékonysági események
  • Versenyek szervezése
  • Árubemutatók, kiállítások, vásárok
  • Divatbemutatók
  • Kirándulások
  • Sportesemények szervezése
  • Avatások
  • Videokonferencia
  • Kongresszusok, konferenciák

A rendezvények akkor hatásosak, ha különleges vonzerejük és jól megtervezett arculatuk van. A rendezvényszervezés a PR tevékenységben szorosan összekapcsolódik a sajtómunkával.

A rendezvények megszervezésének általános szempontjai:

  • Az esemény témájának pontos meghatározása.
  • Az esemény forgatókönyvének relatív tervezése.
  • A helyszín kiválasztása /ez függ a rendezvény témájától/.
  • A meghívottak listájának összeállítása és egyeztetése.
  • A meghívó megtervezése.
  • A meghívó szétküldése.
  • A rendezvény előtt telefonos ellenőrzés a meghívások elfogadásáról.
  • Regisztrációs lista összeállítása.
  • A sajtóanyag előkészítése, átadása a regisztrációnál.
  • A rendezvény forgatókönyvének megírása, a lebonyolításban részt vevők nevével és feladatkörének pontos megjelölésével.
  • A szereplők kommunikációs felkészítése, a beszédek megtervezése és megírása.
  • Exkluzív interjúk szervezése, egyeztetése és előkészítése.
  • A technikai eszközök és a terem elrendezése, berendezése.
  • Közreműködők /pl. hostess, tolmács/
  • Ajándékok
  • A vendéglátás megszervezése.
  • A meg nem jelent meghívottaknak sajtóanyag készítése és kiküldése.
  • A rendezvény dokumentációjának összeállítása.
  • Az esemény értékelése.

A rendezvények sikertényezői: az időpont, a helyszín és a program.

Az időpontnak önmagában is érdeklődést kell kiváltania, ezért célszerű rendhagyó időpontot választani.

A helyszín kiválasztásánál is fontos, hogy a hagyományos és a szokatlan helyszín külön legyen kiválasztva az eseményhez a legmegfelelőbb. A helyszín technikai szempontból is fontos.

A program elkészítésénél kreatív ötleteket kell használni, melyeket tematikus rendbe kell rakni.

A forgatókönyv rögzíti a program tematikáját, időrendjét és közreműködők feladatát. A forgatókönyv akkor jó, ha kiterjed részkérdésekre is. A rendezvény megvalósítása során a PR szakember mérlegeli, hogy milyen hatással lehet az esemény a szervezeti image-ra. A rendezvény sikerét általában a résztvevők száma és az esemény médiaprezentációja alapján értékelik.

Rendezvény-fajták:

Sajtótájékoztató:

A vállalati-intézményi gyakorlatban általánosan alkalmazott ez a művelet. A helyszín berendezésére nagy gondot kell fordítani, és lehetőség szerint meg kell lennie a vállalati arculat vizuális elemeinek is.

Road-show: /országjárás/

Ez az interperszonális akció a lokális kommunikáció eszköze. Az egyik leghatékonyabb forma ahhoz, hogy közvetlen termék-, márka-, cégkapcsolatot alakítsanak ki a potenciális célcsoportokkal. A Road-show egy komplex rendezvény több, változó helyszínnel. A program állandó és folytonosan ismétlődik. Gondoskodni kell a szakmai program kellékeinek, eszközeinek, szereplőiek, utaztatásáról.

A Road-show szervezése lehet sugaras és körkörös rendszerű. Az első esetben a központból indul a stáb és ugyan oda is tér vissza minden show után. A második esetben az egyik helyszínről utazik a stáb tovább a következő helyszínre.

A Road-show akkor hatékony, ha minél több embert ér el az adott célcsoportok köréből az adott helyszínen. Ez csak akkor biztosítható, ha a programot megelőzően jelentős médiafelvezetés történik. Ellenkező esetben a helyszínre érkező stáb akcióját csak az éppen arra járók észlelnék.

A Road-show programjának vonzónak kell lennie, mindig a célcsoport elvárásai és érdeklődési köre szerint. Általában a show egynapos, de a kapcsolódó helyi aktualitások miatt lehet több napos is. A show eredményességét fokozza a jól megválasztott moderátor is.