Ugrás a tartalomhoz Lépj a menübe
 


A sajtómunka szerepe a PR-tevékenységekben

2009.04.16

 A sajtómunka szerepe a PR - tevékenységekben, a médiakapcsolatok gyakorlata

Az újságírókkal való hatékony együttműködés alapja a kétoldalú, korrekt kommunikáció. A PR szakembereknek el kell érniük, hogy az információk rajta keresztül jussanak el, a szervezet belő és külső közönségéhez. Ezt a koordinációs szerepkört csak akkor képes betölteni, ha ismeri a média működését, az újságírók elvárásait és elismeri a kölcsönös egymásrautaltságot. E viszonyrendszerben mindkettőnek az általános emberi normák és a szakmai etika szerint kell végeznie a feladatát.

A médiakapcsolatok formái:

·        Személyes találkozások /pl. sajtótájékoztató/.

·        Az információk közvetett átadása /pl. sajtóközlemény/.

A sajtótájékoztató:

A folyamatosan karban tartott médiakapcsolatokban is a siker kulcsa a jó időzítés. Egy szervezet akkor hív össze sajtótájékoztatót, ha olyan fontos közlendője van, mely a nyilvánosságot is érinti, érdekli. Nem érdemes minden apró, a közvéleményt nem érdeklő eseményről tájékoztatást nyújtani.

A sajtótájékoztatót a szervezet nevében annak egyik tagja vezeti, az ún. szóvivő, aki az első részben általános ismertetést ad a szervezetről, majd részletezi, azokat a kérdéseket, amiért a sajtótájékoztatót összehívták. A második részben az újságírók kérdeznek, és a szóvivő válaszol a feltett kérdésekre.

A szervezetet képviselő szóvivőnek, a médiának nyilatkozva tudtában kell lennie, hogy személyes teljesítménye is hozzájárul az általa képviselt ügy fogadtatásához. Célszerű a nyilvános szereplések előtt ellenőrizni és fejleszteni a kommunikációs kézséget.

Az előzetes írásos anyagok elkészítésével megelőzhetőek a megjelenő cikkekben a pontatlanságok, elírások. A hatásos kommunikációhoz hozzátartozik, hogy a szóvivő testének és arcának rezdüléseit ellenőrizni és irányítani tudja.

A sajtótájékoztatóra való felkészülés kiemelt területei:

1.      Szakmai előkészület:

·        Az érintett téma alapos ismerete.

·        A háttéranyagok előkészítése.

·        A mondanivaló megtervezése.

·        A témával kapcsolatos korábbi nyilatkozatok, a képviselt álláspontok ismerete.

·        A korábbi megjelenés visszhangjának ismerete.

2.      Kommunikációs előkészület:

·        Az újságírók és a képviselt médiumok ismerete. /pl. profil, közönség/

·        A média-közönség ismerete. /pl. az adott ügyben való érintettség/

·        A szervezet által elérendő közönség ismerete.

·        A média közönsége és a saját közönség közötti megegyezés arányainak felkutatása.

·        A nyilatkozó saját kommunikációs kompetenciájának felmérése.

·        A szövegalkotás buktatói.

·        A szöveg akusztikus megvalósításának ellenőrzése.

3.      Tudatos image-alakítás:

·        Fizikai megjelenés.

·        Számítani a képernyős megjelenésre.

·        Hitelesség.

·        Az alkalmazni kívánt érvelési technika gyakorlása.

·        A helyszín felmérése.

4.      Gyakorlás:

·        Minden lehetséges kérdés felvetése.

·        Pontos, jól megfogalmazott válaszok.

·        A metakommunikációs megnyilvánulások elemzése.

·        Az akusztikus teljesítmény értékelése.

·        A prezentációs technikában való jártasság megszervezése.

A sajtótájékoztató hálóterve és forgatókönyve:

A szervezetek éves rendezvényterveket készítenek, melyek részét képezik a sajtórendezvénynek. A sajtótájékoztató időpontját a szervezet előre megtervezheti, és gondosan felkészülhet rá.

Gondos mérlegeléssel kell kiválasztani valamely hírértékkel bíró bejelentés időpontját, helyszínét és formáját. Fontos, hogy a sajtótájékoztatónak vonzereje legyen, más rendezvények ne vonják el a figyelmet, és a tervezett helyszín szabad legyen.

A sajtótájékoztató tervezésének és lebonyolításának fázisai:

·        Előkészítő szakasz

·        Megelőző szakasz

·        Lebonyolítás (sajtótájékoztató)

·        Follow up (sajtótájékoztató után)

Az előkészületek:

·        A közreműködő személyek kijelölése, szerepük tisztázása

·        A szükséges technikai feltételek összeírása, biztosítása

·        A médialista aktualizálása

·        A meghívó elkészítése

·        Háttéranyagok készítése

·        A sajtótájékoztatón átadható ajándék meghatározása, beszerzése

·        2-3 nappal a rendezvény előtt telefonon vagy e-m@ilen egyeztetés a meghívottakkal

·        A sajtómappa (program, háttéranyag) összeállítása

·        Az alvállalkozókkal való egyeztetés

·        A visszaigazolások alapján a jelenléti ív összeállítása

A sajtólista összeállítása és legfontosabb adatai:

·        Médium

·        Újságíró neve

·        Telefon/fax

·        Cím/e-m@ilcím

·        Egyéb megjegyzések

A sajtótájékoztató lebonyolítása:

A rendezvények zökkenőmentes lebonyolításához forgatókönyvet készítenek megjelölve az időpontokat és a felelősöket. A forgatókönyv pontosan rögzít minden programelemet, amely egyben ellenőrzőlistaként szolgál. Gyakran alkalom van interjúk szervezésére a sajtótájékoztató után.

Follow up:

A sajtótájékoztató utógondozásának egyik fontos eleme a távolmaradók tájékoztatása, a rendezvényen kapott információk kérésre történő kiegészítése, a sajtófigyelés, a dokumentálás és az értékelés.

Az interjú

Az interjú az újságírók részéről az információszerzés egyik módja, másrészt sajátos párbeszédes formája az információk közlésének.

Felkészülés az interjúra:

Az interjú alanynak alaposan fel kell készülni az interjúra, hiszen az alanyok gyakran elbizonytalanodnak, amikor kérdésekre kell válaszolni.

Mire kell ügyelni az interjú alatt?

·        A kérdést az érintett lakossági csoport szemszögéből kell megközelíteni

·        A korrekt tájékoztatásra kell törekedni és nem az újságíró meggyőzésére

·        A hírértéknek a fordított piramis mintáját kell követnie

·        Kerülni kell a kommunikációs csapdákat

·        Ügyelni kell a verbális közlések és a metakommunikáció összhangjára

Az alábbi sémát kell követni:

·        Mi a véleménye a történtekről?

·        Hogyan ítéli meg az ügy hátterét?

·        Mivel indokolja az álláspontját?

·        Milyen következménye lehet az ügynek?

Az interjú megjelenésével kapcsolatos munkálatok:

·        Az adatok ellenőrzése címén kell elérni, hogy az interjú korrektúráját meg lehessen tekinteni

·        Ha a cégről negatív cikk jelenik meg, nem célszerű ügyet formálni

·        Helyreigazítást csak komoly ügyben lehet kérni

A sajtóközlemény

A vállalati gyakorlatban gyakran előfordulnak sajtóközlemények. Célja, hogy a nagyközönséget is megismertesse a szervezeteknél történő jelentős eseményekkel. Csak a jól megírt hírértékű sajtóanyagnak van esélye, hogy felkeltse a híreket szelektáló újságíró figyelmét. A sajtóközlemény nem tévesztendő össze a fizetett hirdetéssel.

Csak a nagyközönséget is érdeklő híreket célszerű a média számára továbbítani. A jó sajtóközlemény tagolt, átlátható, tömör, de tartalmas.

A sajtóközlemény elkészítésének folyamata:

Az előkészítés feladatai:

·        Médialista

·        Kontakt személyek címlistája

·        Időtábla

·        Tématerv

A leadási terv elemei:

·        Időterv

·        Média-célcsoprt szegmentálás

·        Médiastratégia

·        Média-mix

Híranyagkészítés:

·        Hír-sztori

·        Blikkfangos hír

·        Lead

·        Fordított piramis elv

·        Dinamikus szavak

·        KISS (Keep It Short And Simple)

·        Idézetek

Kiegészítő információk:

·        Fotók

·        Grafikonok

·        Háttéranyagok

·        Hírcsomag

Tartalmi követelmények:

A szövegalkotásnál figyelni kell:

·        Csak hírértékű információt szabad közölni

·        Az első mondatnak kell tartalmazni a leglényegesebb információt

·        A lead-nak tömörnek és figyelemfelkeltőnek kell lennie

·        Kerülni kell a hosszú szavak és a szakzsargon használatát

·        Emberekről, eseményről kell, hogy szóljon a közlemény

·        A következő kérdésekre kell felelnie:

1.      Miről/kiről írunk?

2.      Miért írunk erről?

3.      Mit akarunk elmondani?

4.      Mikor történt?

5.      Hol történt?

6.      Miként történt?

·        Tényeket kell közölni, nem véleményeket

·        A fontos információknak a közlemény elején kell lenniük